初めて宴会コンパニオンを手配するときは、「いつ予約すればいい？」「会場には何を確認する？」「申し込んだらすぐ確定する？」など分からないことが多いものです。
ここでは、宴会の日程を決めてから当日を迎えるまでの基本的な流れを、幹事向けに順番に整理します。
1. 宴会の日程と会場を決める
まずは開催日、開始時刻、会場、参加予定人数を整理します。参加人数が完全に確定していなくても、概算が分かると手配内容を考えやすくなります。
2. 会場へ外部コンパニオンの利用可否を確認する
ホテル、旅館、飲食店などでは、外部コンパニオンの入館や利用に独自のルールを設けている場合があります。持ち込み料、入館方法、控室の利用可否なども施設によって異なります。
予約を進める前に、会場へ「外部の宴会コンパニオンを利用してよいか」を確認しておくと安心です。詳しくは会場選びの確認ポイントをご覧ください。
3. コンパニオン人数と利用時間を決める
次に、参加人数や宴会の目的に合わせてコンパニオン人数を検討します。宴日和は最低2名から利用できます。
利用時間は120分・150分・180分から選択できます。宴会全体の時間に合わせて、必要な時間を予約時点で決めます。
人数に迷う場合は、宴会コンパニオンの人数の考え方も参考にしてください。
4. 予約フォームへ内容を入力する
開催日、会場、希望人数、利用時間、連絡先など必要事項を入力します。会場住所や当日の連絡先など、分かる情報を正確に入力しておくと確認がスムーズです。
5. 宴日和が手配状況を確認する
予約内容の入力だけで、その場ですべての手配が確定するわけではありません。宴日和側で内容と対応可能なコンパニオンの状況を確認します。
会場のアクセス条件などによって追加確認が必要な場合は、正式予約前にご案内します。
6. 手配確定後に正式予約
必要な確認が完了し、コンパニオンの手配が確定した段階で正式予約となります。幹事の方は、確定内容を確認し、当日に向けた社内・参加者への案内を進めます。
7. 当日は会場と予約内容に沿って進行
当日は、事前に確定した会場・時間・人数などの条件に沿ってサービスを提供します。宴日和では当日の現場で顧客とコンパニオンが直接、無制限に時間延長を決める運用は行っていません。時間の変更が必要な場合は、事前に宴日和を通じて調整してください。
初めてなら「会場確認」を早めに
初めての幹事ほど、コンパニオンの手配そのものよりも、会場側のルール確認に時間がかかることがあります。開催日と会場が決まったら、まず外部コンパニオンの利用可否を確認し、その後に人数・時間を決めると進めやすくなります。