宴会コンパニオンを呼びたいと思っても、すべてのホテル・旅館・飲食店で自由に利用できるとは限りません。
施設ごとに、外部スタッフの受け入れ可否、持ち込み料、入館方法などのルールが異なります。宴会当日に「入れない」「追加料金が必要だった」とならないよう、予約前に会場へ確認することが重要です。
ホテルで確認したいこと
ホテルの宴会場では、外部事業者の入館ルールや搬入口・受付方法が定められている場合があります。
- 外部コンパニオンの利用が可能か
- 持ち込み料・外部業者利用料があるか
- 当日の入館場所や受付方法
- 控室や着替え場所の利用可否
- 宴会場の階・部屋名など集合に必要な情報
「宴会場を予約したので外部スタッフも自由に入れる」と思い込まず、宴会担当者へ事前確認するのがおすすめです。
旅館で確認したいこと
旅館では、宴会プランに施設側のスタッフや提携サービスが含まれているケースもあり、外部コンパニオンの持ち込み条件が施設ごとに大きく異なることがあります。
外部コンパニオンが利用可能か、持ち込みに条件があるか、宴会終了後の退出方法や交通手段に問題がないかまで確認しておくとスムーズです。
居酒屋・飲食店で確認したいこと
個室や宴会スペースのある飲食店でも、外部スタッフの入店を認めているかは店舗ごとに異なります。
- 予約人数にコンパニオンを含める必要があるか
- 席料やコース料金が別途必要か
- 店舗側のサービス動線を妨げないか
- 大人数での入店に問題がないか
料理・飲み放題コースの人数計算についても、店舗へ直接確認してください。
個室宴会でも事前確認は必要
個室だから自由に利用できるとは限りません。店舗や施設の営業方針として外部コンパニオンを禁止している場合もあります。個室の有無とは別に、外部スタッフの利用可否を確認しましょう。
会場アクセスも手配に影響する
最寄駅から通常の公共交通機関や徒歩でアクセスできる会場かどうかも重要です。タクシー移動が実質必須の場所、終電・終バス後になる時間帯、公共交通アクセスが極端に難しい立地などでは、追加確認が必要になる場合があります。
宴日和では、通常の公共交通機関でアクセスできる会場を基本とし、特殊なアクセス条件がある場合は正式予約前に確認します。
会場へ伝えるときの確認例
会場には、次のようにシンプルに確認すると分かりやすいでしょう。
「宴会当日に、外部の宴会コンパニオンを利用したいのですが、入館や持ち込みに条件・追加料金はありますか？」
あわせて、集合場所、部屋名、受付方法なども確認しておくと当日の案内がしやすくなります。
会場確認ができたら予約内容を入力
外部コンパニオンの利用可否が確認できたら、開催日、会場、人数、利用時間などを整理して手配へ進みます。
初めて利用する方向けの予約から当日までの流れも参考にしてください。